Pengadaan barang secara manual memiliki risiko penyalahgunaan anggaran yang lebih besar dibanding pengadaan barang secara digital atau e-procurement. Pasalnya, pengadaan secara manual prosesnya lebih berbelit, rumit, butuh banyak waktu, serta kurang transparan. Sebaliknya, pengadaaan barang secara digital yang menggunakan teknologi dan jaringan internet membuat berbagai proses serta tahapan pengadaan barang menjadi lebih sederhana. Oleh karena itulah metode pengadaan barang secara digital perlu diperkenalkan pada pelaku usaha, misalnya dengan mengenalkan software pengadaan barang digital. Dengan begitu, proses transformasi digital pun dapat terlaksana dengan baik.
Mengapa E-Procurement Diperlukan?
E-procurement atau pengadaan barang secara digital sangat diperlukan bukan semata-mata untuk mengikuti zaman yang terus berkembang ke arah digital, tetapi juga karena e-procurement menawarkan banyak keuntungan dalam proses pengadaan barang. Keuntungan yang pertama adalah proses pengadaan barang menjadi lebih mudah. Hal ini dapat terjadi karena e-procurement membuat proses pencarian vendor menjadi lebih mudah. Selain itu, perusahaan juga dapat membandingkan harga antara satu vendor dengan vendor lainnya secara langsung tanpa harus mencatat, menghitung, dan membandingkannya satu per satu. Akibatnya, pemilihan vendor pun bisa lebih cepat sehingga efisien dari segi waktu. Keuntungan berikutnya adalah dapat meminimalisir kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini dapat terjadi karena setiap tahapan pengadaan barang melalui e-procurement dapat dipantau secara detail. Mulai dari transaksi yang sedang berlangsung, riwayat transaksi (transaksi yang sudah dilakukan), hingga rencana pembelian. Oleh karena itulah proses pengadaan barang secara digital menggunakan software pengadaan barang digital sangat diperlukan.
Baca juga : Software Pengadaan Barang Digital untuk Pengadaan yang Lebih Aman
Di samping kedua keuntungan yang telah disebutkan sebelumnya, penerapan pengadaan barang secara digital atau e-procurement menggunakan software pengadaan barang digital juga dapat memberikan manfaat dan keuntungan lain. Keuntungan tersebut antara lain dapat meningkatkan produktivitas karena kemudahan yang ditawarkannya. Selain itu, pengadaan barang menggunakan sistem e-procurement juga menghindarkan perusahaan dari terjadinya kesalahan pemesanan maupun transaksi. Akibatnya, efisiensi biaya dan waktu dalam proses pengadaan barang pun akan meningkat.
